今天继续介绍Excel新函数的应用。
我们前面介绍了Excel中的新函数,大家也都认识到了它们的强大威力,其中之一就是可以大幅度简化原来那些复杂的实现方案。今天我们就再来介绍一个这方面的应用。
01级联下拉列表及传统实现方法下拉列表我们都用过,在前几天我们还介绍过一个使用新函数UNIQUE来实现下拉列表的简单用法。今天我们来说一下级联下拉列表。
假设我们有下面的档案数据,记录了公司的员工信息,
我们希望做一个调查表:
在这个调查表中,我们希望事业部,部门,姓名都是根据列表选择的,这样就可以避免在填写时出现错误,方便后续分析。
这是一个常规应用了,解决方案就是“数据验证”。传统上,都是想办法做出事业部和部门的不重复列表,
然后为每个事业部创建一个名称:
事业部的数据验证非常简单:
部门的验证就复杂一些,用到了INDIRECT函数:
其实这个过程中,数据验证并不是最复杂的,因为最多就是用到了一个不常见函数INDIRECT。最复杂的部分就是做出那个不重复列表。其实也不是多高深的工作,就是需要手工操作,复制出不同的列,然后删除重复项,定义名称。
我们这里没有做姓名的选择,你可以尝试着加上姓名的选择,会发现工作量增加很多。
相信做过类似工作的读者都会有类似的感受:不是一个特别好的体验。
02使用新函数UNIQUE和FILTER实现级联下拉列表
现在有了这些新的Excel函数,就不需要这么复杂的手工操作了。
首先,在一个区域中使用UNIQUE取得档案中所有的事业部的唯一值,
然后创建一个数据验证:
然后基于这个下拉列表选择的结果和源数据,使用UNIQUE和FILTER函数得到相应部门的下拉列表,
这里首先使用FILTER函数筛选那些事业部等于选择值的部门,然后使用UNIQUE函数得到唯一值,
然后就可以再做一个简单的数据验证:
大功告成!
03总结
这个过程中,数据验证本身的设置其实基本没有变化,对我们工作量的减轻起作用的实际就是实现的准备工作。以前,这些准备工作都需要手工完成,即使Excel提供了很多工具,像删除重复项,快速定义名称等,但是如果场景复杂的话,工作量依然很可观。更重要的是,这些手工操作不可避免会带来更多的失误,这就导致了更大的工作量和工作压力。而这一切,在使用了新函数后基本都消失不见了。
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